1. 项目看板
1.1. 项目看板
点击项目看板进入项目看板查看所有项目数据;项目看板区分需求、策划、提案、执行、结案、终止6个项目阶段,会统计每个阶段的项目数及其签约额;需求立项后进入策划阶段;策划完成后进入提案阶段;提案成功后进入执行阶段(提案失败时进入终止阶段,提案结果为修改方案时回退到策划阶段);执行完成后进入结案阶段;
项目看板可根据项目的项目组成员、业务类型、时间等条件进行筛选项目,也可以通过关键词搜索项目;同时也会统计筛选条件下各个阶段的项目数及项目金额;
项目看板拥有数据权限逻辑,每个账户只能看到自己及下级相关的项目,企业内每个用户负责的项目各不相同,所以看到的数据均不一样,超级管理员可以看到全部项目;
1.2. 项目详情
项目详情展示项目的公共信息,包含基础信息(客户名称、项目金额、项目负责人、提案日期、项目组成员等)、重要信息、项目甘特图及项目变更记录,在项目的任何阶段都会体现;
项目负责人及其上级可以管理项目组成员管理项目权限,同时也可以移交项目负责人;项目组成员均可以记录重要信息,发送重要信息后会通过消息通知通知所有项目组成员;同时,项目内所有操作都会记录到项目变更记录中;
策划、提案及执行阶段的项目均可操作终止;
1.3. 策划阶段
项目立项后进入策划阶段,策划阶段包含需求、策划、方案、提案及内容5个模块,需求模块展示需求阶段提交的需求详情;
策划模块展示策划的进度表及一级策划任务,可操作编辑策划任务计划及完成策划任务;编辑策划进度表后,会同步至项目维度的任务时间轴;
点击创建任务,填写任务信息后提交,即可分配任务至其他用户进行协同,任务小组成员会同时被拉进项目组成员,创建的任务会进入任务负责人的待办模块,提示其截止时间;
点击任务管理或甘特图,进入任务甘特图详情,可直接在甘特图内下发子集任务,可操作收起部分任务信息;也可以增加任务阶段,同步至项目组成员;
策划任务完成后,需上传策划方案且完成所有子任务,即可完成策划任务进入提案阶段,若有未完成的子任务,无法完成策划任务;同时,完成策划时上传的方案会自动流入方案模块中,沉淀创意资产;
1.4. 任务详情
任务详情展示任务的公共信息,包含基础信息、重要信息及任务变更记录;
任务负责人可操作创建子任务、完成任务;任务下发人可操作变更任务负责人、终止任务及任务催办(通过消息通知催办);
完成任务时可选择上传任务附件;下发任务时的任务附件及完成任务时的任务附件均会自动流入任务的内容模块,自动归入任务文件分类;完成任务时必须所有子任务均已完成,有未完成或未终止的子任务时不可完成该任务;同时也可以在甘特图内创建子任务;
1.5. 提案阶段
项目策划完成后进入提案阶段;该阶段表示项目策划已完成,等待业务提案后得到提案结果,然后回到系统内维护项目的提案结果;
提案结果一共包含3种,提案成功后进入执行阶段、提案失败时进入终止阶段、提案结果为修改方案时回退到策划阶段;提案结果由项目的客户跟进人进行维护;
1.6. 方案模块
项目的方案模块自动记录项目策划阶段流入的方案及项目组成员上传的方案,可自由存取对应的方案,项目完成策划时的方案也会在结案或提案失败时成为项目的最终方案形成项目案例;
1.7. 执行阶段
项目进入执行阶段后,增加了商务、执行、预算、结算4个模块;
编辑执行时间表、任务体系、甘特图操作均与策划阶段一致,不再赘述;
项目完成执行后,点击完成执行按钮,进入项目结案流程;上传结案报告、视频内容(非必填)、商务收款完成、对客户评分及对供应商评分完成后,即可结案;
结案后,项目进入结案阶段,同时项目相关的所有信息均不可编辑;项目作为案例流入案例库,同时展示最终方案、视频内容及结案报告;
1.8. 商务模块
商务模块管理项目商务相关的内容及审批,包含邮件确认、合同审批、收款进度和催办;
商务进度分为邮件确认、合同审批、收款进度及合同变更4个模块;邮件确认即拿到了客户的确认合作邮件(非必填条件);完成签约即完成了项目合同的双盖,可跳过邮件确认直接完成签约,如开启了合同审批流功能需要走合同审批流程;收款进度即项目的整体收款情况,记录数据影响项目现金流;合同变更即项目的合同变更,可通过合同变更改变项目的签约金额;商务进度仅客户跟进人可以操作,项目组其他成员可对商务进度催办;
1.9. 内容模块
内容模块管理项目中产出的所有内容,成为项目的内容云盘,可对内容分组进行管理和存取;任务中的文件会自动归档到内容模块中;
点击管理内容可对项目的内容模块进行分组及管理其中的内容,项目组成员均可操作;
1.10. 项目详情
点击项目看板执行阶段的项目,进入项目详情;
不同阶段的项目,项目详情会有不同的内容,项目进入执行阶段后,才会有执行、预算、内容、结算等模块;
1.11. 预算编辑
点击切换至预算模块,点击编辑预算即可添加类别、明细及拆分项目业绩;
预算编辑可添加类别、明细、合同报价、预算成本及归属部门,可以对预算及合同报价进行合并操作,编辑完成后,会自动计算出项目的预算毛利及预算毛利率;然后把对应的合同报价(签约额)、预算成本及预算毛利算到归属部门上,影响绩效看板的部门及上级部门业绩数据;
例:如图所示,项目中,媒介资源部分到了60万的签约额,预算成本为30万,预算毛利为30万;策略创意部分到了70万签约额,预算成本为41万,预算毛利29万;
同时提供导入预算表的能力,下载模板后,按照规则填写好预算数据,一键上传识别,即可快速填写预算;
导入模板及导入规则;
可以对预算增加预算备注及预算附件,非必填;
1.12. 提交审批
预算编辑完成后可设置审批流进行审批,审批通过后,预算才能被应用进行采购,同时影响绩效看板数据;
预算审批提交需要至少有商务模块的客户邮件确认(正常是合同签约审批后)才能提交审批,若无,请先维护商务模块的商务进度,再提交预算审批;
提交预算审批后,预算模块会展示其预算审批流进度,当前审批人可操作审批同意或驳回,驳回需要填写驳回原因;绑定消息推送后,当前审批人会收到审批推送,即时响应;提交审批后,提交人可操作撤回审批,撤回后可重新提交;审批全部通过或驳回后,对应状态会同步通知项目负责人;可导出预算表到本地作为其他场景应用;
1.13. 采购发起询价和发起采购
预算审核通过后,可以在下方点击发起询价,自动会新建任务可分配给负责询价的同事来完成;
也可以直接发起采购,关联对应的预算费用
1.14. 任务关联预算
预算审批通过后,可在任务关联预算,关联后,任务可发布采购需求,邀请供应商报价,确定采购走审批流程;
一个任务可关联多笔预算,一级任务关联预算,二级及多级任务数字下发;
也可以在甘特图视图内直接关联或填写预算,子集任务预算之和不能大于父任务预算,可通过任务发放预算到各个角色进行应用;
1.15. 发布采购需求
任务关联预算后,任务变为采购任务,需发布采购需求邀请供应商报价然后走采购流程;
点击发布采购需求,填写项目询价模板,提交后生成该任务的采购需求;选择邀请供应商时,需要有供应商已入库,这个在供应商入驻流程内,不再赘述;
发布采购需求后,每个供应商都会生成一个对应的邀请链接,可点击邀请获取邀请链接,系统层面在发布采购需求时若设置了自动通知,也会通过短信通知供应商对接人;
1.16. 供应商报价
点击复制即可复制链接,然后发送给供应商进行报价;
供应商点击链接后,填写验证码即进入报价页面;
供应商可下载报价模板,填写后上传且填写其他信息后,即可提交完成报价;
完成报价后,采购需求发起人会收到消息推送,然后确定采购供应商及是否议价;
每家供应商报价后,均可议价或操作采购,采购一家供应商后,其他供应商(无论是否报价)自动落标;
同时,任务会关联对应的供应商采购数据;一个任务可以发布多个采购需求,关联多个供应商;
采购后,可对供应商维护对应的付款进度及结算金额,影响项目预算及结算中的实际毛利;同时,付款进度会影响财务看板中的项目现金流及业务现金流;
同时也可以在采购管理模块中统一管理所有供应商采购的付款进度及结算金额;
1.17. 付款管理
申请付款审批以后,需要财务在财务管理的采购管理去维护付款管理,完成后数据就会同步到现金流板块。